INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

FORNITORI

Articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

Oggetto

Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 in merito alla Gestione di Clienti Fornitori Ditte Individuali

Premessa

Il Regolamento (UE) 2016/679 ("Regolamento generale sulla protezione dei dati", nel seguito GDPR) prevede la tutela delle persone fisiche con riferimento al trattamento dei dati personali. Secondo tale normativa il trattamento dei dati personali che si riferiscono ad un soggetto, nello specifico da definirsi "interessato", è improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, nonché di tutela della riservatezza e dei diritti dell'interessato stesso.

La presente per informarLa, in osservanza della sopraccitata norma, che in relazione al rapporto di Fornitore che Lei ha con la nostra struttura, la nostra organizzazione è in possesso di alcuni dati a Lei relativi, che sono stati acquisiti, anche verbalmente, direttamente o tramite terzi che effettuano operazioni che La riguardano o che, per soddisfare ad una Sua richiesta, acquisiscono e ci forniscono informazioni.

Ai sensi del GDPR, essendo tali dati informazioni che si riferiscono a Lei devono qualificarsi come "dati personali", e debbono pertanto beneficiare della tutela disposta da dette disposizioni. Nello specifico, secondo detta normativa, Lei è l'interessato che beneficia dei diritti posti a tutela dei Suoi dati personali.

Ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR la nostra struttura, in qualità di Titolare, procederà al trattamento dei dati personali da Lei forniti nel rispetto della normativa, con la massima cura, attuando procedure e processi di gestione efficaci per garantire la tutela del trattamento dei Suoi dati personali. A tal fine lo scrivente, utilizzando procedure materiali e di gestione a salvaguardia dei dati raccolti, si impegna a proteggere le informazioni comunicate, in modo tale da evitare accessi o divulgazioni non autorizzate, nonché per mantenere accuratezza dei dati ed altresì per garantire l'uso appropriato degli stessi. 

In ossequio a tale premessa si forniscono le seguenti informazioni:

Dati personali raccolti

Lo scrivente, in qualità di Titolare utilizza i Suoi dati personali per operare al meglio nell'esercizio della propria attività.

Potranno esserLe richiesti, anche solo parzialmente, i seguenti dati:

·        dati anagrafici, codice fiscale, partita iva, denominazione, sede legale, residenza e domicilio e dati di contatto;

·        dati relativi al rapporto contrattuale descrittivi della tipologia del contratto, nonché informazioni relative alla sua esecuzione e necessarie per l'adempimento del contratto stesso;

·        dati di tipo contabile relativi al rapporto economico, alle somme dovute e ai pagamenti, al loro andamento periodico, alla sintesi dello stato contabile del rapporto;

·        dati per rendere più definito il rapporto con la nostra struttura e più efficace la nostra collaborazione ed efficienza operativa;

·        dati relativi a: Suoi dipendenti e/o collaboratori, informazioni sulla professione svolta o sulla Sua azienda.

Tempi di conservazione dei Suoi dati

I dati raccolti saranno conservati per tutta la durata del rapporto o collaborazione con la nostra organizzazione e per 10 anni dalla data di cessazione del rapporto. Qualora in costanza di rapporto contrattuale siano trattati dati non inerenti agli adempimenti amministrativo contabili ad esso connessi, tali dati saranno conservati per il tempo necessario al raggiungimento della finalità per cui sono stati raccolti e poi cancellati. I tempi di conservazione di tali dati Le saranno comunicati quando tali dati saranno raccolti con informative specifiche.

 

 

Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto

Devono essere obbligatoriamente conferiti allo scrivente i dati essenziali per lo svolgimento del rapporto contrattuale, come pure i dati necessari ad adempiere ad obblighi previsti da leggi, regolamenti, normative comunitarie, ovvero da disposizioni di Autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo.

I dati non essenziali per lo svolgimento del rapporto contrattuale dovranno essere qualificati e considerati informazioni supplementari e il loro conferimento, se richiesto, è facoltativo. L' eventuale Suo rifiuto a fornire tali dati, tuttavia, determinerà minor efficienza della nostra struttura nello svolgimento dei rapporti con i terzi.

Nel caso in cui fossero essenziali dati sensibili o il cui trattamento presenta rischi specifici per lo svolgimento del rapporto o per l'assolvimento di specifici servizi nonché di obblighi di legge, il conferimento di tali dati sarà obbligatorio e poiché il loro trattamento è consentito solo previo consenso scritto dell'interessato (ex artt. 9 e 10 GDPR), Lei dovrà acconsentire anche al loro trattamento.

Modalità del trattamento

Ai sensi e per gli effetti degli art. 13 e 14 del GDPR, desideriamo informarLa che i dati personali da Lei comunicatici saranno registrati, trattati e conservati presso i nostri archivi, cartacei ed elettronici, in ottemperanza delle misure tecniche e organizzative adeguate di cui all'art. 32 del GDPR. Il trattamento dei Suoi dati personali può consistere in qualunque operazione o complesso di operazioni tra quelle indicate all' art. 4, comma 1, punto 2 del GDPR.

Il trattamento dei dati personali avverrà mediante l'utilizzo di strumenti e procedure idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza e potrà essere effettuato, direttamente e/o tramite terzi delegati, sia manualmente mediante supporti cartacei, sia mediante l'ausilio di mezzi informatici o strumenti elettronici. I dati, ai fini della corretta gestione del rapporto e dell'assolvimento degli obblighi di legge, potranno essere inseriti nella documentazione interna propria del Titolare e se necessario anche nelle scritture e nei registri obbligatori per legge. Il Personale TRK srl coinvolto nelle fasi di trattamento è stato formato ed incaricato, e si atterrà a misure organizzative e comportamentali conformi ai principi del GDPR.

Attività eventualmente affidate all'esterno

I dati da Lei forniti saranno trattati solo in Italia. Qualora in costanza di rapporto contrattuale i Suoi dati siano trattati in uno stato non appartenente all'UE, saranno garantiti i diritti a Lei attribuiti dalla normativa comunitaria e le verrà data tempestiva comunicazione.

Finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali

La principale finalità del trattamento dei Suoi dati personali che lo scrivente intende effettuare è quella di consentire una regolare instaurazione e/o evoluzione, nonché una corretta amministrazione del rapporto precisato in premessa.

In particolare le finalità del trattamento sono le seguenti:

Amministrativo-contabili ed in particolare:

·        Adempimento di obblighi fiscali o contabili;

·        Gestione dei fornitori (individuazione dei fornitori idonei, amministrazione dei fornitori, amministrazione di contratti, ordini, spedizioni e fatture; controllo dell’efficienza);

·        Gestione del contenzioso (inadempimenti contrattuali; diffide; transazioni; recupero crediti; arbitrati; controversie giudiziarie);

·        Servizi di controllo interno (della sicurezza, della produttività, della qualità dei servizi, dell’integrità del patrimonio);

I dati personali verranno trattati per l'espletamento di obblighi di legge, nonché per adempiere ad obblighi amministrativi, assicurativi e fiscali previsti dalla vigente normativa ed altresì per soddisfare finalità contabili e commerciali, o ancora per poter adempiere regolarmente a obblighi contrattuali e di legge derivanti dal rapporto giuridico intercorrente con l'interessato.

I dati forniti, inoltre, possono eventualmente essere utilizzati anche per contattare l'interessato nell'ambito di ricerche di mercato riguardanti i prodotti o i servizi o nell'ambito di offerte o campagne commerciali.

 

L'interessato potrà in ogni caso scegliere liberamente di non prestare il suo consenso per tali finalità ed altresì indicare le modalità con cui essere contattato o con cui ricevere informative commerciali.

I Suoi dati potranno essere comunicati dallo scrivente:

·        a soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme;

·        a soggetti che hanno necessità di accedere ai Suoi dati per finalità ausiliare al rapporto che intercorre tra Lei e noi, nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti ausiliari (si citano a titolo indicativo gli istituti di credito e gli spedizionieri);

·        a soggetti nostri consulenti e/o professionisti, nei limiti necessari per svolgere il loro incarico presso la nostra o loro organizzazione, previo nostra nomina a responsabile che imponga il dovere di riservatezza e sicurezza.

In ogni caso i Suoi dati non verranno comunicati se non ad operatori per l'esecuzione di atti riguardanti l'adempimento dei rapporti che dovessero intervenire con gli Interessati ai quali si riferiscono i dati stessi.

Diffusione - Lo scrivente non diffonderà indiscriminatamente i Suoi dati, o in altre parole, non ne darà conoscenza a soggetti indeterminati, anche mediante messa a disposizione o consultazione.

Fiducia e riservatezza - Lo scrivente considera preziosa la fiducia dimostrata dagli interessati che avranno acconsentito al trattamento dei loro dati personali e perciò si impegna a non vendere, noleggiare o affittare le informazioni personali ad altri.

Diritti di cui agli articoli 15 e ss. GDPR

Ai sensi dell'art. 15 GDPR Lei ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di un trattamento di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati. L'esercizio dei diritti è subordinato all'accertamento dell'identità dell'interessato, mediante consegna del documento di identità, che non verrà conservato dalla scrivente, ma solo consultato al fine della verifica della legittimità della richiesta.

Lei ha il diritto di accedere ai dati personali e alle seguenti informazioni:

a) le finalità del trattamento;

b) le categorie di dati personali oggetto di trattamento;

c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;

d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;

e) qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;

f) l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all'articolo 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l'interessato

Qualora i dati siano trasferiti ad un paese terzo o ad una organizzazione internazionale Lei ha diritto di essere informato sull'esistenza di garanzie adeguate ai sensi dell'art. 46 del GDPR.

Lei ha diritto di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione, anche parziale, dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che la riguardano o di opporsi, in tutto o in parte, al loro trattamento.

Per esercitare tali diritti potrà rivolgersi alla nostra Struttura "Titolare del trattamento dei dati personali" all'indirizzo info@trkitalia.it oppure chiamando il numero 02 3809 3520 o inviando una missiva a Ufficio Privacy TRK. srl, Via Giovanni da Udine, 34 – 20156 Milano (MI). Il Titolare Le risponderà entro 30 giorni dalla ricezione della Sua richiesta formale.

 

Le ricordiamo che in caso di violazione dei suoi dati personali potrà proporre un reclamo all'autorità competente: "Garante per la protezione dei dati personali".

Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è lo scrivente: TRK srl, Via Giovanni da Udine, 34 – 20156 Milano (MI) telefono 02 3809 3520, email info@trkitalia.it   

Responsabili del trattamento

Ricoprono il ruolo di Responsabili del trattamento le aziende esterne con cui è stato instaurato un rapporto contrattuale e che per adempiere a tali accordi hanno necessità di ricevere i vostri dati personali, quali in maniera esemplificativa e non esaustiva Consulenti Commerciali, Studi Legali, Organizzazioni Sindacali, ecc.

Per conoscere i Responsabili del trattamento qualora gli stessi fossero nominati e per conoscere le persone che saranno nominate in futuro per detta funzione, ogni interessato potrà inviare lettera di richiesta al Titolare del trattamento dei dati personali, all'indirizzo sopra riportato

Si intende precisare che i Responsabili sopra indicati non si occupano di evadere le richieste di esercizio dei diritti degli interessati di cui agli artt. 15 e ss. del GDPR. Tale attività è svolta esclusivamente dallo scrivente in qualità di Titolare del trattamento.

I trattamenti senza la necessità del consenso dell'interessato

Si precisa che lo scrivente, pur in carenza di un Suo consenso, avrà titolo per trattare i Suoi dati personali qualora questo si renda necessario per:

·        adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria;

·        eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale Lei è parte o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a specifiche Sue richieste.

Il Suo espresso consenso, inoltre, non è richiesto quando il trattamento:

a) riguardi dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque, fermi restando i limiti e le modalità che le leggi, i regolamenti o la normativa comunitaria stabiliscono per la conoscibilità e pubblicità dei dati ovvero dati relativi allo svolgimento di attività economiche, trattati nel rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e industriale;

b) sia necessario per la salvaguardia della vita o dell’incolumità fisica di un terzo (in tal caso, il titolare è tenuto a portare a conoscenza del trattamento dei dati personali il soggetto interessato mediante l'informativa anche successivamente al trattamento stesso, ma senza ritardo. In detta ipotesi, pertanto, il consenso è espresso a seguito della presentazione della informativa);

c) con esclusione della diffusione, si renda necessario ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000, n. 397, o, comunque, per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento, nel rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e industriale;

d) con esclusione della diffusione, risulti necessario, nei casi individuati dal Garante sulla base dei principi sanciti dalla legge, per perseguire un legittimo interesse del titolare o di un terzo destinatario dei dati, anche in riferimento all'attività di gruppi bancari e di società controllate o collegate, qualora non prevalgano i diritti e le libertà fondamentali, la dignità o un legittimo interesse dell'interessato.

Il TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Trk srl

Informazioni sui dati personali presso l'interessato ai sensi dell'art. 13 GDPR

 

Ai sensi dell'art. 13 del GDPR (regolamento UE 2016/679), si forniscono, in coerenza del principio di trasparenza, le seguenti informazioni al fine di rendere consapevole l'utente delle caratteristiche e modalità del trattamento dei dati:

a) Identità e dati di contatto

Si informa che il "Titolare" del trattamento è: TRK ITALIA S.R.L.

Legale rappresentante: dott. Gaspare Russo

con sede legale a Milano (Mi) alla Via Giovanni da Udine 34, P.IVA: 04494960968

Si riportano i seguenti dati di contatto: telefono: 0238093520; indirizzo mail: info@trkitalia.it

casella di posta elettronica certificata (Pec): trksrl@lamiapec.it

Dati di contatto:

b) Dati di contatto del responsabile della protezione dei dati personali (DPO)

Si informa che la TRK ITALIA S.R.L. ha designato, ai sensi dell'art. 37 GDPR, Data Protection Officer (DPO) Dott. Enrico Della Torre che è contattabile attraverso i seguenti canali: indirizzo Via Giovanni da Udine 34, 20156 Milano; mail enrico.dellatorre@trkitalia.it; telefono 02 3809 3520

c) Finalità del trattamento, base giuridica e legittimo interesse

I trattamenti dei dati personali richiesti all'interessato, sia nella fase precontrattuale che nella fase di sottoscrizione del contratto, saranno trattati per le finalità strettamente connesse e strumentali alla gestione dei rapporti con la clientela per l'esecuzione del rapporto precontrattuale e/o contrattuale, nonché di adempimento ad obblighi normativi, regolamentari, imposti dall'Autorità.

La base giuridica del trattamento è il contratto di fornitura di servizi.

Il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento di rispettare le obbligazioni contrattuali sottoscritte tra le parti.

La liceità del trattamento si basa sul contratto e quindi sul consenso manifestamente espresso attraverso la sua sottoscrizione.

d) Destinatari ed eventuali categorie di destinatari dei dati personali

I dati sono trattati all'interno della TRK ITALIA S.R.L. da soggetti autorizzati al trattamento dei dati sotto la responsabilità del Titolare per le finalità sopra riportate.

I dati potranno essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari: (COMMERCIALISTA).

e) Trasferimento dati a paese terzo

Il Titolare non trasferirà i dati presso un paese terzo o ad un'organizzazione internazionale.

f) Periodo di conservazione dei dati

I dati personali saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente trattati conformemente a quanto previsto dagli obblighi di legge.

g) Diritti sui dati

Si precisa che, in riferimento ai Suoi dati personali, può esercitare i seguenti diritti:

1. diritto di accesso ai suoi dati personali; diritto di ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano;

2. diritto di opporsi al trattamento;

3. diritto alla portabilità dei dati (diritto applicabile ai soli dati in formato elettronico), così come disciplinato dall'art. 20 del GDPR.

Il Titolare è tenuto a risponderLe entro un mese dalla data di ricezione della richiesta, termine che può essere esteso fino a tre mesi nel caso di particolare complessità dell'istanza.

 

 

Si informa che poiché il trattamento dei dati è basato sull'articolo 6, paragrafo 1, lettera a), oppure sull'articolo 9, paragrafo 2, lettera a) del regolamento UE 2016/679 Lei ha diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

 

In merito alle modalità di esercizio dei sopracitati diritti, l'interessato può scrivere a: trksrl@lamiapec.it

 

h) Reclamo

Si informa l'interessato che ha diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo e può rivolgersi a:

Garante per la Protezione dei Dati Personali con sede in Piazza Venezia – ROMA – tel. 06.696771 mail: garante@gpdp.it – PEC protocollo@pec.gpdp.it

Per approfondimenti, consultare v. il sito istituzionale del Garante privacy www.garanteprivacy.it

i) Comunicazioni di dati

Si informa che la comunicazione di dati personali è un obbligo legale o contrattuale oppure un requisito necessario per la conclusione di un contratto.

j) Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati è obbligatorio in quanto la comunicazione dei dati è un obbligo contrattuale o un requisito necessario per la conclusione del contratto.

Il mancato conferimento dei dati non consentirà all'interessato di procedere al perfezionamento del procedimento.

k) Finalità diversa del trattamento

Il titolare del trattamento intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, prima di tale ulteriore trattamento, il titolare fornirà all'interessato informazioni in merito a tale diversa finalità e ogni ulteriore informazione pertinente.

l) Profilazione

Il titolare non utilizza processi automatizzati finalizzati alla profilazione.

m) Assistenza su Piattaforma MASTERNAUT

La scrivente TRK mette a disposizione un servizio di assistenza telefonica su piattaforma MASTERNAUT di due livelli:

1.     Accesso all’area riservata del Cliente in modalità Anonimizzata

2.     Accesso all’area riservata del Cliente con la piena visibilità delle Informazioni

Al fine di salvaguardare i diritti previsti dal Regolamento Europeo 679/16, ogni richiesta di accesso al portale per azioni di manutenzione effettuate dall’Abbonato dovrà pervenire in forma scritta all’indirizzo assistenzaclienti@trkitalia.it Ogni richiesta verrà approfonditamente analizzata e l’operatore in prima istanza si connetterà al portale nella modalità (1). In caso di non risoluzione, l’operatore potrà accedere secondo la modalità (2) (tipicamente modalità residuale).

Le misure tecniche/organizzative messe in atto al fine di limitare i rischi di violazione privacy sono:

-         Accesso al Portale dell’Abbonato solo dietro richiesta scritta dello Stesso

-         Individuazione dei Ruoli interni a TRK e Autorizzazione all’accesso ad un sottoinsieme di Operatori

-         Formazione Specifica riservata all’Operatore (accesso Anonimizzato ed eventuale accesso Completo)

-         Conservazione dei LOG di accesso al Portale

-         Limitazione temporale (1 ora) di accesso all’Area Riservata del Cliente (scadenza della sessione di accesso)

n) Promozione e marketing

A seguito della Sottoscrizione del Contratto di Abbonamento con TRK, la Scrivente può trattare i Suoi dai personali per le seguenti finalità:

1) inviare promozioni riguardanti le varie tipologie di prodotti offerti dalla nostra impresa.

 

Tale trattamento include attività di marketing tradizionale e non convenzionale, telemarketing, informazione commerciale, invio di materiale pubblicitario ovvero il compimento di ricerche di mercato, di attività di vendita diretta o comunicazioni commerciali, servizi ed altre attività del Titolare.

Lei ha diritto di richiedere a TRK, in qualsiasi momento, il proseguo di tali finalità di cui al presente paragrafo tramite le modalità sopra illustrate.

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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

CLIENTI

TRK Italia: Via Giovanni da Udine, 34 – 20156 Milano

Tel:+39 02 3809 3520    Fax: +39 02 3809 3287